Privacyverklaring

Wie zijn we

Enterwise is een platform waarmee vergaderruimtes kunnen geboekt en beheerd worden.

Enterwise is een onderdeel van Synio. Je kan Synio via e-mail bereiken via hallo@syn.io. Het ondernemingsnummer van Synio is BE 0844.805.761.

Welke persoonlijke gegevens we verzamelen en waarom we die verzamelen

Gebruikers

Voor alle gebruikers van het systeem verzamelen we enkel de nodige gegevens, namelijk de naam en het bijhorende e-mailadres. Dit is nodig om een login op het systeem toe te staan. Behalve deze gegevens wordt er ook een wachtwoord opgeslagen. Dit wachtwoord wordt beveiligd opgeslagen door middel van cryptografie. Niemand heeft toegang tot jouw eigenlijke wachtwoord, ook Enterwise niet.

Reserveringen

Bij het reserveren van een vergaderruimte worden alle gegevens die worden opgegeven opgeslagen in de database van Enterwise. Deze gegevens zijn enkel in te zien door jezelf, door de beheerders van de vergaderruimtes en door Enterwise. Daarnaast zal jouw naam (meestal jouw bedrijfsnaam) en onderwerp (indien ingevuld) ook publiek zichtbaar zijn voor andere gebruikers binnen hetzelfde bedrijvencentrum alsook op de schermen naast de vergaderruimtes.

Cookies

Indien je een account hebt en je logt in op het vergaderruimte reservatie systeem van Enterwise, dan slaan we enkele functionele cookies op om te zorgen dat het systeem gebruikt kan worden. Zonder deze cookies kan het systeem niet werken. We slaan geen persoonlijke informatie op in deze cookies.

Voor een overzicht van de cookies die wij gebruiken kan je ons Cookiebeleid raadplegen.

Analytics

Wij houden geen statistieken bij van de bezoeken aan ons platform via externe diensten. De beheerders van de vergaderruimtes kunnen wel eenvoudige statistieken opvragen over de reserveringen, zoals bijvoorbeeld het aantal uren dat een bepaalde gebruiker de ruimtes heeft gereserveerd binnen een bepaalde periode. Dit is nodig om de maximale bezetting van de vergaderruimtes in de gaten te kunnen houden.

Met wie we jouw data delen

De gegevens van jouw account en van jouw reserveringen zijn enkel in te zien door jezelf, door de beheerders van de vergaderruimtes en door Enterwise. Daarnaast zal jouw naam (meestal jouw bedrijfsnaam) en onderwerp (indien ingevuld) ook publiek zichtbaar zijn voor andere gebruikers binnen hetzelfde bedrijvencentrum alsook op de schermen naast de vergaderruimtes.

De gegevens zullen nooit worden gedeeld met andere derde partijen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

Hoe lang we jouw data bewaren

Alle gegevens met betrekking tot jouw account en reserveringen wordt bewaard zolang je een account hebt en daarna (na afsluiten van jouw account) nog maximaal 2 jaar. Je kan steeds vragen om jouw gegevens eerder te laten wissen. Lees hierover meer in de volgende alinea.

Welke rechten je hebt over je data

Als je een account hebt op ons platformen, kan je verzoeken om een exportbestand van je persoonlijke gegevens die we van je hebben, inclusief alle gegevens die je ons opgegeven hebt. Je kan ook verzoeken dat we alle persoonlijke gegevens die we van je hebben verwijderen. Dit bevat geen gegevens die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligings doeleinden.

Indien je ons vraagt om al jouw gegevens te verwijderen, dan zal je geen toegang meer hebben tot het platform, omdat deze gegevens noodzakelijk zijn om het systeem te kunnen gebruiken.

Waar we jouw data naartoe sturen

Jouw gegevens worden bewaard in een Nederlands datacentrum. Bij een reservering kan er een e-mail met het overzicht van de reservering worden gestuurd naar de beheerders van de vergaderruimtes. Ook zal er een soortgelijke e-mail naar uzelf worden gestuurd om de reservering te bevestigen.

Jouw contactinformatie

Heb je vragen in verband met jouw persoonlijke gegevens of privacy? Neem dan contact op met Wesley Stessens van Synio via wesley@syn.io.

Aanvullende informatie

Hoe we jouw data beveiligen

We bewaren in principe geen gevoelige gegevens. Je kiest zelf welk onderwerp je invult tijdens het boeken van een vergaderruimte. Indien dit gevoelige informatie kan bevatten raden we aan om geen onderwerp te vermelden. Sommige gegevens zoals jouw naam (meestal jouw bedrijfsnaam) en het onderwerp dat werd ingevuld worden namelijk wel bewaard in onze database en het ingevulde onderwerp is ook zichtbaar voor de andere gebruikers van dezelfde vergaderruimtes en op de schermen naast de vergaderruimtes.

Alle wachtwoorden om in te loggen worden beveiligd opgeslagen door middel van cryptografie. Niemand heeft toegang tot de eigenlijke wachtwoorden, ook Enterwise niet.

Welke datalek procedures we geïmplementeerd hebben

Indien wij een mogelijk datalek ontdekken zullen wij dit direct onderzoeken en alle betrokken partijen binnen 48 uur op de hoogte stellen.

Van welke derde partijen we data ontvangen

Bij het instellen van accounts ontvangen we jouw naam (meestal jouw bedrijfsnaam) en e-mailadres van de beheerders van jouw bedrijvencentrum. Voor de rest ontvangen wij geen gegevens van derden.

Wat voor geautomatiseerde besluiten we nemen en profilering we doen met gebruikersgegevens

Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen op basis van jouw gegevens. Er wordt geen profilering gedaan met jouw gebruikersgegevens.

Wijzigbaarheid

Wij behouden het recht om deze Privacyverklaring te wijzigen indien nodig. Deze privacyverklaring werd voor het laatst gewijzigd op 15 juni 2019.